Work is a thing you do, not a place you go to.
“Il lavoro è un’azione che si compie, non un luogo in cui si va”: una citazione sempre più attuale in questo periodo in cui si parla frequentemente di smart working. Se lavorare significa portare a termine un compito, lavorare in maniera agile o smart significa portare a termine un compito entro i termini previsti, senza sottostare a degli orari prestabiliti o recarsi in un luogo specifico.
Se sei il titolare di un’impresa forse starai pensando che questa modalità di lavoro non va bene per la tua azienda. Magari hai un impianto di produzione che richiede la presenza di operai specializzati per azionare dei macchinari; oppure i tuoi dipendenti hanno bisogno di un luogo dove incontrare i clienti; o, semplicemente, vuoi controllare personalmente le attività svolte da chi lavora per te. So che ti sembrerà impossibile, ma in tutti questi casi potresti comunque ricorrere allo smart working per alcuni reparti aziendali.
Oggi voglio parlarti di come trasformare la tua azienda in un’azienda smart, del perché dovresti farlo senza attendere oltre e, in ultimo, suggerirti alcuni degli strumenti più utili per lavorare in mobilità.
Telelavoro e smart working: di cosa si tratta?
Prima di procedere, però, facciamo un passo indietro per capire la differenza tra telelavoro e smart working. Per molte persone i due termini sono intercambiabili, anche se la legge italiana ha ben definito gli ambiti di utilizzo di entrambe le modalità di lavoro già da alcuni anni. In questo articolo non mi soffermerò sugli aspetti legali – se vuoi approfondire ti invito a parlarne con i tuoi consulenti del lavoro – ma voglio darti qualche informazione che possa aiutarti a capire cos’è lo smart working, come poterlo applicare per la tua azienda e alcuni strumenti per semplificare il lavoro in squadra.
Il telelavoro consiste nel lavorare da casa: in sostanza, l’imprenditore fa un accordo con un dipendente, concedendogli la possibilità di lavorare dalla propria abitazione, che diventa a tutti gli effetti la “sede di lavoro”.
Al contrario, lo smart working o lavoro agile prevede la possibilità di lavorare da remoto, per obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro. In questo caso, il dipendente può lavorare da casa propria, scegliere un co-working o una spiaggia esotica: il luogo di lavoro non conta nulla, ciò che davvero conta è il raggiungimento degli obiettivi di business e il rispetto delle scadenze assegnate.
Queste modalità di lavoro ti spaventano perché temi di perdere il controllo della tua azienda? Posso capirti, ma sappi che stai rinunciando a sfruttare una grande opportunità! Ti spiego subito quali benefici puoi ottenere applicando lo smart working alla tua filosofia aziendale.
Smart working: i vantaggi per la tua azienda.
Inventa nuove idee, non nuove regole. (Dan Heath)
Il lavoro agile sta prendendo sempre più piede anche nel nostro Paese. Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2019 in numero di smart workers in Italia è arrivato a 570mila, con una crescita del 20% rispetto al 2018. Insomma, non si tratta proprio di un fenomeno passeggero! Vediamo insieme 3 vantaggi dello smart working per le aziende:
- Risparmio economico
Il primo vantaggio tangibile è ridurre le spese per i consumi e per la manutenzione degli uffici. Se alcuni dipendenti lavorano da remoto, avrai bisogno di meno postazioni di lavoro, di locali più piccoli e risparmierai sulla climatizzazione. Certo, non è possibile gestire da remoto un reparto produttivo, ma sicuramente potresti valutare lo smart working per il customer care, per le risorse umane o per l’ufficio marketing. Se la tua azienda vende servizi, potreste perfino lavorare tutti da remoto: in questo modo non sarebbe necessario affittare un ufficio! E per le aziende che hanno relazioni con il pubblico? Come ti avevo anticipato, anche in questo caso è possibile lavorare da remoto e rivolgersi a un Business Center per avere un ufficio temporaneo o una sala riunioni per incontrare un cliente! - Maggiore produttività e motivazione
Il secondo vantaggio riguarda la produttività dei tuoi dipendenti. Ti cito ancora una volta i dati dell’Osservatorio Smart Working, secondo cui oltre il 75% degli smart workers è soddisfatto del proprio lavoro. La soddisfazione deriva da molti fattori, sia personali, sia professionali. Ad esempio, lavorando da remoto, si evita lo stress per raggiungere il luogo di lavoro e si ottimizzano i tempi: in questo modo le persone sono più serene e hanno più tempo libero da poter trascorrere con la propria famiglia o da dedicare ad attività extra-lavorative. Inoltre, aumentano anche le soddisfazioni professionali. Lo smart working richiede una buona dose di fiducia da parte dell’imprenditore e una maggiore attenzione da parte del lavoratore, che viene responsabilizzato e motivato a raggiungere dei risultati concreti. E tu sai bene che un dipendente motivato lavora meglio, produce di più e raggiunge in meno tempo gli obiettivi che gli vengono assegnati. Inoltre, un dipendente soddisfatto è il tuo primo sponsor: parla bene del suo lavoro e della sua azienda, contribuendo a far crescere la tua brand reputation. - Minor impatto ambientale
Oltre alla riduzione dei consumi elettrici, lavorare da casa aiuta a ridurre le emissioni di CO2: pensa semplicemente a tutti gli spostamenti in auto evitati!
Adesso che conosci alcuni dei benefici dello smart working per le aziende, che ne dici di scoprire gli strumenti che ti possono aiutare a cambiare il tuo modo di lavorare?
Gli strumenti per lavorare in modo agile.
Fare smart working in azienda non è difficile se hai gli strumenti giusti! È giunto il momento di consigliarti i migliori strumenti per poter condividere le informazioni, coordinare il lavoro di squadra, gestire i clienti: in sintesi, facilitare il tuo lavoro da remoto e renderlo davvero agile.
Gestione dei progetti e organizzazione del lavoro
Spesso uno dei problemi più frequenti da risolvere per un team che lavora a distanza è proprio quello di suddividere i compiti e tenere traccia dell’avanzamento dei lavori. Trello e Asana sono due strumenti efficaci di project management:ti aiutano a gestire il flusso di lavoro e a rispettare le scadenze. Un altro strumento interessante per stabilire la priorità delle attività da fare è Todoist: ti aiuta a fissare nero su bianco le attività da svolgere, e a condividerle con i tuoi collaboratori. Puoi integrare questi strumenti con altre applicazioni, come ad esempio Gmail, Google Drive o Slack, per avere un luogo unico in cui gestire tutte le attività.
Produttività e collaborazione a distanza
La risposta a ogni problema è la G Suite, un insieme di software e strumenti che aiutano lo smart working di team di lavoro di svariate dimensioni. Grazie alla suite di Google, puoi creare calendari condivisi, fissare appuntamenti e riunioni con reminder automatici; Google Hangouts ti permette di fare videoconferenze e puoi persino condividere lo schermo con i tuoi colleghi. Inoltre, puoi creare fogli di calcolo, fogli di testo o presentazioni su cui lavorare in team in tempo reale: tutti possono vedere chi ha fatto le modifiche e commentare. Per finire, puoi salvare in automatico il tuo lavoro su Google Drive. Il plus della suite di Google è che tutte le funzioni di cui ti ho parlato sono disponibili anche da tablet e cellulare! Scommetto che ne usi già qualcuna: perché non approfittarne per scoprirle tutte?
Gestione dei clienti, dei prospect e del customer care
Probabilmente ti starai chiedendo come sia possibile gestire i rapporti con prospect e clienti lavorando da remoto. NumeroVerde800® è lo strumento che ti consente di gestire ordini, vendite e servizi post-vendita in qualsiasi luogo tu sia!
Ecco alcune delle caratteristiche che rendono NumeroVerde800® uno strumento fondamentale per lo smart working di ogni azienda:
- Centralino Verde IVR: chi chiama la tua azienda, ascolterà un messaggio di benvenuto che invita a scegliere l’interno desiderato; così i clienti potranno essere indirizzati direttamente al reparto competente, evitando inutili attese in linea. Ma vale anche per lo smart working? Certo, perché puoi instradare la chiamata ai numeri di cellulare dei tuoi collaboratori in modo del tutto automatico.
- Instradamento chiamate: se tu o i tuoi collaboratori state lavorando da remoto, i clienti possono raggiungervi usando un unico NumeroVerde800®. Difatti, puoi impostare fino a 20 numeri di cellulare ai quali sarà instradata la chiamata: il cliente non si saprà mai che ti trovi fuori sede!
- Pannello di Controllo: puoi gestire l’attività del tuo NumeroVerde800® da un unico pannello di controllo. Chiunque abbia accesso al pannello di controllo può inserire o modificare i numeri di instradamento, verificare il credito residuo, visionare e scaricare il Report delle chiamate ricevute per svolgere successive attività di marketing.
- App NumeroVerde800®: grazie all’applicazione per smartphone e tablet, puoi gestire il pannello di controllo del tuo NumeroVerde800® da qualsiasi luogo!
Se vuoi scoprire tutte le funzionalità di NumeroVerde800®, chiama subito l’800-090678!
Gianluca Mastroianni
Founder di Ufficiarredati.it
“Con NumeroVerde800® ho un Pannello di Controllo personalizzato, posso cambiare le configurazioni, visionare il credito, modificare l’email su cui ricevere – in tempo reale – la registrazione audio dei messaggi che vengono lasciati in segreteria telefonica. Posso perfino cambiare le fasce di terminazione: ad esempio, ci è successo di avere problemi sulle linee telefoniche dell’ufficio; siamo subito entrati nel Pannello di Controllo e abbiamo modificato la terminazione relativa al nostro NumeroVerde800, così non abbiamo perso nemmeno una telefonata! “
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Autrice del libro FATTI CHIAMARE – La Bibbia del Numero Verde 800
Maria Gaja Suriano è l’esperta nell’utilizzo sistemico del Numero Verde 800 come strumento di marketing e vendite in Italia.