Business Center in Italia: intervista a Gianluca Mastroianni

“L’abilità di convertire le idee in cose è il segreto del successo esteriore” (Al Ries)

Nell’epoca della sharing economy un numero sempre maggiore di aziende e liberi professionisti scelgono la flessibilità lavorativa. La condivisione di spazi e risorse è sempre più frequente: anche in Italia, i Business Center si sono diffusi a macchia d’olio.

Ti stai chiedendo di cosa si tratta e cosa offrono i Business Center? I Business Center sono strutture che offrono uffici arredati a tempo, postazioni di lavoro, sale per riunioni o congressi. Non si tratta di semplici coworking, ma di spazi che offrono soluzioni per aziende e liberi professionisti: una vera e propria sede aziendale, senza gli oneri della manutenzione, della gestione condominiale o delle spese per le utenze (servizi già compresi nel costo della tariffa di noleggio).

Ho avuto il piacere di intervistare Gianluca Mastroianni, il precursore dei Business Center italiani. Gianluca, insieme al suo socio Stefano Garuti, ha fondato Ufficiarredati.it, Domiciliazione.com e Ufficiotemporaneo.it, le piattaforme che consentono l’incontro tra l’offerta di spazi e la domanda sempre crescente di flessibilità da parte di aziende e liberi professionisti.

Gianluca, che opera anche come consulente, è stato prodigo di consigli e suggerimenti.
Fossi in te, preparerei carta e penna!

Ciao Gianluca, benvenuto e grazie per aver accettato di fare due chiacchiere con noi di NumeroVerde800. Siamo curiosi di capire meglio cos’è e come funziona un business center. Ma soprattutto: com’è nata questa idea?

Grazie a te Maria Gaja e a tutto il tuo team! Dunque, la mia idea risale a ben 19 anni fa, quando ho aperto il mio primo Business Center a Modena: si trattava di una novità e devo dirti che è stata accolta subito molto bene.

Nel 2005, mentre la mia attività continuava a crescere, mi sono reso conto che non esisteva una “vetrina” per pubblicizzare i Business Center; quindi, mi ero rivolto alla mia associazione di categoria, proponendo loro di creare uno spazio virtuale dove poter promuovere questo tipo di attività. All’epoca questa idea non è stata reputata interessante, ma io non mi sono arreso e ho deciso di creare un portale, Ufficiarredati.it, che non solo esiste ancora oggi, ma è cresciuto esponenzialmente nel corso degli anni: in questo momento sono circa 90 i Business Center di tutta Italia presenti sul nostro portale. L’unica cosa che è cambiata è la logica: da “vetrina/portale” il sito si è trasformato in uno spazio di aggregazione di gestori di Business Center, uno spazio all’interno del quale è possibile trovare risposta a problematiche contrattuali e tecniche, confrontarsi con i colleghi di tutta Italia e crescere insieme.

Proprio grazie al confronto con gli imprenditori, ci siamo resi conto che esistevano anche altre realtà: i liberi professionisti che viaggiano per lavoro e hanno la necessità di uno spazio temporaneo in cui incontrare i clienti; i piccoli proprietari immobiliari con appartamenti da poter mettere a disposizione. Abbiamo, quindi, creato un’altra vetrina, Ufficiotemporaneo.it, uno spazio in cui queste due realtà hanno finalmente potuto incontrarsi.

La nostra offerta si è poi arricchita grazie a Domiciliazione.com, il servizio di sede legale per imprese e professionisti.

Un’offerta davvero ricca! Spiegaci meglio come funziona: chi è il vostro potenziale cliente e quale bisogno risolvete nello specifico?

I nostri clienti diretti sono aziende e liberi professionisti, gestori di Business Center, proprietari immobiliari. Quando un’azienda o un libero professionista ci invia una richiesta, giriamo il contatto alla sede di pertinenza: proponiamo, quindi, soluzioni a chi ci contatta e lead qualificati ai gestori nostri affiliati; inoltre, forniamo loro assistenza tecnica e consulenza commerciale. Per quanto riguarda i proprietari immobiliari, diamo loro opportunità di business.

Avete scelto di usare NumeroVerde800 per pubblicizzare i vostri servizi: qual è stato il motivo che vi ha spinti a sceglierci?

Abbiamo compiuto questa scelta ben 19 anni fa. Cercavamo uno strumento in grado di agevolare il contatto con i potenziali clienti: usare un numero verde 800 per rendere gratuite tutte le chiamate, sia da telefono fisso che da mobile, senza alcuna limitazione, per noi era la scelta migliore. Sul mercato c’erano diverse società che offrivano questo servizio, dalle compagnie telefoniche tradizionali a società più innovative, come la vostra.

Abbiamo scelto di affidarci a NumeroVerde800 per l’estrema flessibilità, la professionalità e il supporto tecnico, veloce e attento alle nostre richieste. È stata una scelta vincente!

Durante questi anni, abbiamo sempre riconfermato questa scelta, ricaricando i numeri verdi attivi; abbiamo anche deciso di attivare altre numerazioni e di profilare ogni nostro sito grazie a NumeroVerde800. Inoltre, quando si è presentata l’occasione, abbiamo consigliato NumeroVerde800 anche ai nostri colleghi, che stavano cercando un servizio come il vostro.

Grazie mille per questa testimonianza, Gianluca! Nello specifico, come avete integrato NumeroVerde800 nella vostra strategia di marketing?

Usiamo NumeroVerde800 in tutte le nostre comunicazioni, sia online, sia offline: abbiamo un numero verde 800 sul sito web, uno differente per le nostre campagne Google Ads, sulla carta intestata, sui nostri bigliettini da visita e nella firma nelle nostre email: ad esempio, quando riceviamo una richiesta da parte di un prospect e comunichiamo la presa in carico della richiesta, inseriamo NumeroVerde800 per permettere alle persone di contattarci gratuitamente, in caso volessero altre informazioni in merito alla loro richiesta. Inoltre, quando siamo in chat con dei potenziali clienti, specifichiamo sempre che se preferiscono un contatto telefonico possono chiamare il numero verde, indicando loro quale numero verde contattare.

Insomma, pubblicizziamo ovunque NumeroVerde800 perché lo riteniamo uno strumento indispensabile per facilitare la comunicazione con i clienti: loro non devono sostenere alcun costo; noi, grazie all’uso di varie numerazioni, riusciamo a monitorare da dove arrivano le richieste e quale canale sta funzionando meglio.

Hai proprio colto una delle caratteristiche più importanti di NumeroVerde800! Scendiamo nei dettagli: come sai, il Pannello di Controllo ti permette di personalizzare il tuo NumeroVerde800. Quali sono le funzioni che usate di più e perché?

Prima di rispondere alla tua domanda, devo fare una premessa doverosa sulla funzione “Alert di ricarica”, una funzione che ti consente di sapere quando il tuo numero verde ha raggiunto la soglia minima di credito, in modo che tu possa eseguire una ricarica. Sicuramente è molto utile avere una funzione come questa, anche se noi la usiamo poco, perché preferiamo ricaricare i nostri numeri verdi prima di ricevere l’avviso. Lo facciamo perché consideriamo NumeroVerde800 uno strumento di marketing e comunicazione con il cliente: non un costo, bensì un investimento.

Detto ciò, le funzioni di NumeroVerde800 che usiamo di più sono:

• L’instradamento per fasce orarie, che ci consente di instradare in modo automatico le chiamate verso la sede che risponde al numero verde. Noi abbiamo diverse sedi e grazie a NumeroVerde800 riusciamo a “dirottare” le chiamate verso la sede aperta in una determinata fascia oraria: ad esempio, la mattina dalle 8:30 alle 9:00 risponde la sede di Modena; dalle 9:00 alle 18:30 risponde la sede di Genova; dalle 18:30 alle 20:00 risponde la sede di Milano.
• L’instradamento per giorni speciali, che ci permette di variare le impostazioni per i giorni di chiusura o i festivi. Ad esempio, il sabato abbiamo una configurazione diversa rispetto a quella dei giorni feriali.
  
  Apprezziamo moltissimo queste funzioni perché ci permettono di modificare la configurazione dei nostri numeri verdi in modo semplice e automatico, senza dover chiamare nessun operatore, senza essere dei tecnici: entriamo nel nostro Pannello di Controllo e andiamo a modificare le impostazioni in tempo reale!

• I report delle chiamate ricevute: nella nostra azienda, ogni mattina andiamo a controllare quali chiamate abbiamo ricevuto il giorno prima durante gli orari di chiusura; in particolare, controlliamo le chiamate perse e quelle in cui il potenziale cliente ha chiuso subito la conversazione. Grazie a NumeroVerde800, che ci consente di memorizzare il numero del chiamante, possiamo richiamare queste persone e verificare se sono interessate ai nostri servizi e offrire loro assistenza gratuita. In questo modo, riusciamo a recuperare tutti i contatti di potenziali clienti!

In termini di reputazione, avete ottenuto dei benefici con l’uso di NumeroVerde800? Se sì, quali?

Assolutamente sì, in questi anni abbiamo ricevuto tanti feedback positivi da parte di altri gestori di business center. In particolare, i nostri colleghi e competitor hanno riconosciuto la nostra professionalità, lodato il nostro modo di presentarci e il fatto che consentiamo ai clienti di contattarci gratuitamente grazie a NumeroVerde800. Tutti riconoscono come questo strumento agevoli la comunicazione con i possibili clienti, rispetto all’uso di altre numerazioni: ad esempio, noi riusciamo a garantire sempre una risposta, anche durante la pausa pranzo, quando molti altri, invece, non evadono le chiamate.

NumeroVerde800 ci ha aiutato a costruire l’immagine di azienda organizzata e professionale, in netto contrasto con chi usa il numero di cellulare: le persone interessate ai nostri servizi sanno che possono contattarci gratuitamente e chiedere tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

Aggiungo che così puoi decidere tu, se dare il tuo numero di cellulare a un cliente oppure mantenerlo privato.

Verissimo, difatti in passato, quando avevo un ruolo più operativo, ho sempre evitato di dare il mio numero di cellulare ai clienti! Avevo impostato il numero verde in modo che indirizzasse le chiamate sul mio numero di cellulare: così, davo il numero verde ai clienti, spiegando loro che era il modo migliore per contattarmi, perché avrei sempre risposto in orario d’ufficio. Anzi, li invitavo proprio a contattarmi per verificare quanto fosse semplice.

Quindi consiglieresti NumeroVerde800 come strumento di marketing e vendita?

Certamente, anzi, lo faccio già. Diversi colleghi hanno potuto constatare come l’uso di un numero verde 800 facilitasse il contatto diretto con i clienti e, di conseguenza, un aumento del ritorno d’investimento. Ad esempio, abbiamo recentemente aperto una nuova sede a Vicenza, dove abbiamo attivato NumeroVerde800; un collega di Roma, che gestisce ben tre business center, ha scelto anche lui di usare NumeroVerde800. Io lo consiglio sempre perché è uno strumento semplice da gestire, ma innovativo, che garantisce anche un ritorno in termini di reputazione.

Sempre più spesso vedo tante grandi realtà che non usano un numero verde 800, ma numeri a pagamento; vedo pubblicità con numeri di cellulare o con numeri fissi, con tutti i dettagli degli orari a cui si può essere contattati. Conosco liberi professionisti che vengono interrotti da telefonate di clienti durante l’operatività giornaliera o, peggio, durante appuntamenti con altri clienti o colloqui con fornitori, cosa che crea situazioni a volte imbarazzanti. Io consiglio l’uso di NumeroVerde800 a tutti, grandi aziende e piccole realtà, per migliorare la propria immagine e far percepire la propria professionalità ai possibili clienti.

Quindi, secondo te, perché un imprenditore dovrebbe attivare NumeroVerde800?

Ho avuto modo di provare anche un numero verde di una compagnia telefonica tradizionale e posso fare un paragone. Con il numero della compagnia telefonica non posso fare nulla! Per ogni modifica devo contattare un operatore, cosa che mi fa perdere diverso tempo; inoltre, per le compagnie telefoniche, questo è un prodotto marginale, quindi non c’è un customer care dedicato, né viene garantita la flessibilità che ti offre invece NumeroVerde800.

Difatti, con NumeroVerde800 ho un Pannello di Controllo personalizzato, posso cambiare le configurazioni, visionare il credito, modificare l’email su cui ricevere – in tempo reale – la registrazione audio dei messaggi che vengono lasciati in segreteria telefonica. Posso perfino cambiare le fasce di terminazione: ad esempio, ci è successo di avere problemi sulle linee telefoniche dell’ufficio; siamo subito entrati nel Pannello di Controllo e abbiamo modificato la terminazione relativa al nostro numero verde 800, così non abbiamo perso nemmeno una telefonata!

Inoltre, mi è capitato di avere bisogno di assistenza nei giorni a cavallo del Ferragosto o di dover ricaricare il numero verde 800 in orari inconsueti: ho sempre trovato qualcuno che rispondesse alle mie necessità con solerzia e professionalità.

NumeroVerde800 è un’azienda – o meglio, una grande famiglia – in continua crescita: non c’è il solito turnover di dipendenti, come avviene in aziende poco sane. Quindi, ho la garanzia di essere seguito da persone che mi conoscono e si occupano della mia azienda da anni: la vostra professionalità, competenza tecnica e disponibilità, insieme all’elevata flessibilità dello strumento, mi hanno fatto propendere verso NumeroVerde800 e sono proprio questi i motivi per cui consiglio a qualsiasi imprenditore di attivare un numero verde 800 con voi!

Grazie mille per questa splendida testimonianza, Gianluca!

Grazie a te Maria Gaja e buon lavoro a tutti voi di NumeroVerde800!

Ringrazio moltissimo Gianluca Mastroianni per la sua disponibilità a rilasciare questa intervista: grazie mille per aver condiviso con i nostri lettori strategie e consigli utili per migliorare la comunicazione con i clienti e fare lead generation. Ti ricordo nuovamente dove puoi trovare maggiori informazioni sui business center in Italia: Ufficiarredati.it, Domiciliazione.com e Ufficiotemporaneo.it.

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Autrice del libro FATTI CHIAMARE – La Bibbia del Numero Verde 800

Maria Gaja Suriano è l’esperta nell’utilizzo sistemico del Numero Verde 800 come strumento di marketing e vendite in Italia.